La présente notice d’information (ci-après désignée la« Notice») porte sur le traitement des données personnelles des candidats à un poste au sein d’Architecture Workshop 2 ( ci-après désignés par « vous » ).
Vos données personnelles sont traitées conformément aux termes de la Notice. La Notice a pour objet de vous informer sur les traitements de données personnelles qui vous concernent et de vous présenter les engagements pris par Architecture Workshop 2 en matière de protection des données personnelles.
1. Qui collecte et traite vos données personnelles ?
Les données recueillies à l’occasion de l’examen de votre candidature font l’objet d’un traitement, en sa qualité de responsable du traitement, par Architecture Workshop 2, société à responsabilité limitée, immatriculée au R.C.S. de Paris sous le numéro 410 551 865 au capital de 5’600,00 euros, dont le siège social est situé au 74 rue Bonaparte, 75006 Paris et représentée par Sophie Levent, en sa qualité de Directrice des ressources humaines ( « AW² »).
2. Pour quelles finalités vos données personnelles sont-elles traitées ?
Vos données personnelles sont traitées par AW², en tant que responsable du traitement, dans le cadre de la gestion du recrutement pour les finalités déterminées, explicites et légitimes qui sont décrites ci-après.
Les traitements de données poursuivant les finalités suivantes sont nécessaires à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande :
- traitement des candidatures
- gestion des entretiens.
Vous êtes informé que la collecte des données personnelles identifiées ci-après est contractuellement nécessaire pour l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande. La collecte et la fourniture de ces données personnelles conditionnent donc la bonne exécution des mesures précontractuelles précitées. La non-fourniture de ces données personnelles empêchera donc A W2 d’exécuter ces mesures précontractuelles.
Les traitements de données poursuivant les finalités suivantes sont fondés sur la poursuite de l’intérêt légitime d’ AW² d’identifier de potentiels candidats pour renforcer ses effectifs :
- réception, enregistrement, classement des CV
- recherche de profils.
3. Quelles sont les catégories de données personnelles traitées et l’origine de ces données ?
AW² traite uniquement les données personnelles strictement nécessaires pour poursuivre les finalités décrites ci-dessus, ce qui inclut les catégories de données suivantes :
- Données d’identification : civilité, nom, prénom, âge, adresse postale, adresse email, téléphone;
- Données relatives à la vie professionnelle: expériences professionnelles, niveau d’étude, ensemble des informations habituellement fournies sur les CV, appréciation sur le candidat et sur les résultats de la mise en situation le cas échéant.
Il peut s’agir de données que vous fournissez directement à AW² lorsque vous candi datez directement auprès d’elle ou bien de données personnelles collectées auprès de cabinets de recrutement partenaires qui les partagent avec AW².
4. Qui sont les destinataires de vos données personnelles ?
Dans le respect des textes applicables, les données traitées sont communiquées aux destinataires indiqués ci-dessous lorsque cela est nécessaire dans le cadre de la gestion du recrutement.
Au sein d’ AW², les données personnelles sont notamment communiquées aux destinataires suivants :
- les dirigeants et/ou managers concernés par le recrutement ;
- le personnel ayant échangé avec les candidats ou tout autre personnel habilité.
Les données personnelles peuvent également être transmises aux destinataires suivants :
- les cabinets de recrutement partenaires d’ AW² ;
- les prestataires et sous-traitants d ‘AW² (prestataires informatiques) ;
- la succursale d’AW² située à Genève (Suisse).
Ces destinataires assurent la stricte confidentialité des données personnelles en leur possession.
5. La sous-traitance
Lorsqu’ AW² a recours à des sous-traitants, elle ne leur communique les données personnelles vous concernant qu’après avoir obtenu un engagement et des garanties sur leur capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité des données personnelles.
En outre, des contrats sont conclus entre AW² et ses sous-traitants dans le respect de la réglementation applicable.
6. Les données personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Espace Economique Européen ?
Les différentes catégories de données personnelles traitées par AW² exposées ci-dessus peuvent faire l’objet de transferts de données en dehors de l’Espace Économique Européen. Lorsque ces pays ne font pas l’objet de décision d’adéquation rendue par la Commission européenne, les transferts de données personnelles vers ces pays tiers sont donc encadrés par la conclusion de clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne, ou par tout autre garantie appropriée prévue par le RGPD.
De façon générale, lorsque nous transférons vos données personnelles en dehors de l’Espace Économique Européen, nous le faisons toujours de manière sécurisée et légale :
- soit en transférant les données personnelles à un destinataire situé dans un pays ayant fait l’objet d’une décision d’adéquation de la Commission européenne certifiant qu’il dispose d’un niveau de protection adéquat des données personnelles ;
- soit en exécutant ou faisant exécuter les clauses contractuelles types qui ont été approuvées par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat de vos données personnelles ;
- soit en recourant à toutes garanties appropriées visées à l’article 46 du RGPD.
Vous pouvez obtenir une copie des garanties encadrant les transferts de données en dehors de l’Espace Économique Européen en formulant une demande en ce sens à l’adresse électronique suivante slevent@aw2.com.
7. Quelles sont les durées de conservation appliquées aux données traitées ?
Les données concernant les candidats retenus seront conservées pendant le temps de la période d’emploi. Les données concernant les candidats non-retenus seront conservées jusqu’à la fin du processus de recrutement ou pendant deux (2) ans à compter de la fin du processus de recrutement si le candidat consent à la conservation de ses données.
Au-delà, les données personnelles peuvent être archivées à des fins justificatives ou à des fins probatoires (par exemple, en cas de litige).
8. Comment sont protégées les données personnelles traitées ?
AW² accorde une importance particulière la sécurité des données personnelles traitées.
AW² met en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données personnelles de la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non-autorisée ou l’accès non-autorisé à de telles données personnelles.
9. Quels sont vos droits ?
Vous disposez des droits suivants concernant les traitements de données personnelles vous concernant.
a) Le droit d’accès
Vous pouvez obtenir la confirmation que vos données personnelles sont ou ne sont pas traitées. Lorsque vos données personnelles sont traitées, vous disposez du droit de demander une copie de vos données personnelles traitées et des informations suivantes concernant :
- les finalités du traitement ;
- les catégories de données personnelles concernées ;
- les destinataires, ou catégories de destinataires auxquels les données personnelles ont été ou seront communiquées, et en particulier les destinataires établis dans des pays tiers ou les organisations internationales ;
- lorsque cela est possible, la durée de conservation des données personnelles ou, lorsque ce n’est pas possible, les critères utilisés pour déterminer cette durée ;
- l’existence du droit de demander au responsable de traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
- le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
- des informations relatives à la source des données personnelles dans le cas où les données personnelles ne sont pas collectées directement auprès de vous ;
- l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le profilage et, dans l’affirmative, des informations utiles sur la logique sous-jacente, l’importance et les conséquences prévues de ce traitement en ce qui vous concerne ;
- lorsque les données personnelles sont transférées vers un pays tiers ou une organisation internationale, des informations sur les garanties appropriées.
b) Le droit de rectification
Vous pouvez demander à ce que vos données personnelles soient rectifiées et/ou complétées dans les cas où elles seraient inexactes, incomplètes, équivoques ou périmées, et cela dans les meilleurs délais.
c) Le droit à l’effacement des données
Vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants est applicable :
- les données personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
- vous vous opposez au traitement de vos données personnelles lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
- les données personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite;
- les données personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale qui est prévue par le droit de l’Union européenne ou par le droit de l’État membre auquel A W2 est soumis.
Le droit à l’effacement des données personnelles traitées n’est pas un droit général et absolu. Ainsi, il ne peut y être fait droit que si un des motifs prévus à l’article 17 du RGPD s’applique.
Par ailleurs, AW² ne pourra pas répondre favorablement à une demande d’effacement dans certains cas. Tel sera par exemple le cas si AW² est tenue de conserver les données personnelles pour satisfaire une obligation légale ou réglementaire ou si le traitement de données personnelles est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
d) Le droit à la limitation du traitement de données
Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données personnelles dans les conditions prévues par la législation et la réglementation applicable. Les cas dans lesquels la limitation du traitement des données personnelles peut être demandée sont les suivants :
- Lorsque vous contestez l’exactitude des données personnelles vous concernant : la limitation du traitement doit alors être mise en œuvre jusqu’à ce qu’ AW² soit en mesure de vérifier l’exactitude des données personnelles concernées ;
- le traitement est illicite mais vous vous opposez à l’effacement des données personnelles: la limitation du traitement est alors une alternative à l’effacement des données personnelles ;
- AW² n’a plus besoin de traiter les données personnelles mais vous avez besoin des données personnelles pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ;
- Vous vous êtes opposé au traitement : la limitation du traitement doit alors être mise en œuvre pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par A W2 prévalent sur les vôtres.
e) Le droit d’opposition au traitement de données
Vous disposez du droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement des données personnelles dont le fondement juridique est l’intérêt légitime d’AW².
En cas d’exercice d’un tel droit, AW² ne traite plus les données personnelles faisant l’objet du droit d’opposition à moins de démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour maintenir ce traitement. Ces motifs devront être supérieurs à vos intérêts ainsi que vos droits et libertés, ou la poursuite du traitement pourra se justifier par la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
f) Le droit à la portabilité des données
Vous avez le droit de :
- demander que les données personnelles vous concernant vous soient fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;
- transférer ces données personnelles à un autre responsable de traitement.
Le droit à la portabilité des données personnelles traitées n’est pas un droit général et absolu. Ainsi, ce droit s’applique uniquement aux traitements de données personnelles fondés sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande et qui sont mis en œuvre à l’aide de procédés automatisés (à l’exclusion des traitements de données manuels ou papiers donc).
Ce droit concerne uniquement les données personnelles que vous fournissez à AW2, et n’inclut donc ni les données dérivées ni les données inférées, lesquelles données personnelles n’ont pas été communiquées par vous mais créées par AW². L’exercice du droit à la portabilité ne peut pas porter atteinte aux droits et libertés de tiers.
Lorsque vous exercez ce droit, vous devez indiquer si vous souhaitez recevoir vous-même les données personnelles ou, si cela est techniquement possible pour AW², si vous souhaitez qu’ AW² les transmette directement à un autre responsable du traitement (en précisant alors la dénomination de ce responsable du traitement ainsi que ses coordonnées et le service ou la personne qui doit être destinataire des données personnelles et en informant dans la mesure du possible le destinataire de la demande que vous avez formulée auprès d’AW²).
g) Le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement
et à la communication de vos données personnelles après votre décès
Vous pouvez définir des directives particulières relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès des services d’ AW². Ces directives particulières ne concerneront que les traitements de données personnelles mis en œuvre par AW² et seront limitées à ce seul périmètre.
Vous pouvez également définir des directives générales relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès auprès d’un tiers de confiance certifié et chargé de faire respecter votre volonté, conformément à la réglementation applicable.
h) Le droit d’introduire une réclamation
Si malgré tout le soin apporté par AW² à la protection de vos données personnelles, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous disposez alors du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de ‘Informatique et des Libertés (CNIL).
i) Les modalités d’exercice des droits
Pour toute demande relative à l’exercice de vos droits, vous pouvez adresser votre demande à l’adresse de courrier électronique suivante : slevent@aw2.com en justifiant votre identité par tout moyen. En cas de doute raisonnable concernant votre identité, il peut vous être demandé une copie d’une pièce d’identité.
